Czyli kilka słów o tym, czy PlayStation jest potrzebne w firmie…

Chyba każdy słyszał o tym, że prowadząc działalność gospodarczą możemy płacić mniejsze podatki „wrzucając sobie w koszty” różnego rodzaju wydatki. W internecie słyszy się o tym, że w koszty działalności gospodarczej można wrzucić zegarek, komputer, telefon czy konsolę do gier. Właściwie można przyjąć, że katalog kosztów, jakie mogą być związane z działalnością gospodarczą podatnika jest nieskończony i tylko wyobraźnia (przedsiębiorców oraz księgowych) ogranicza nas w tym zakresie. Czy jednak „strategia wrzucania w koszty” jest mądra? Czy istnieją rozwiązania pozwalające na płacenie rozsądnych podatków bez „ukosztawiania” swojej działalności gospodarczej? W tym krótkim wpisie chciałbym przedstawić zagadnienie „kreowania kosztów” przez przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych albo podatkiem liniowymoraz wyjaśnić, jak ryczałt od przychodów ewidencjonowanych rozwiązuje problem zbędnych (a często nawet bezsensownych) wydatków jakie czasem zdarza się „wrzucić w koszty” osobom prowadzącym działalność gospodarczą.

„Wrzucę to sobie w koszty” – przecież prowadzę biznes

W mojej krótkiej, ale intensywnej karierze przedsiębiorcy często spotykam się z opiniami typu „warto być na B2B bo możesz robić sobie koszty” albo „przecież Ty masz taniej, bo kupujesz na firmę”. Faktycznie, wielu przedsiębiorców kupuje telefony, komputery czy samochody „na firmę” aby zmniejszyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym (wrzucić wydatek w koszty) oraz odliczyć sobie VAT od zakupów. W tym artykule nie chcę oceniać legalności takich działań i tego, czy organy podatkowe nie zakwestionują kiedyś zasadności ponoszenia takich kosztów przez przedsiębiorcę. Na marginesie napiszę tylko, że aby wydatek mógł być kosztem, musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu w działalności gospodarczej.

Faktycznie jest tak, że rozliczając się na zasadach ogólnych lub z wykorzystaniem podatku liniowego „wrzucanie w koszty” wydatków powoduje zmniejszenie podatku dochodowego i składki zdrowotnej. Pytanie tylko, czy nie jest to zmniejszenie kosztów „do pierwszej kontroli” – jedna z księgowych, z którymi współpracuję na każde pytanie dotyczące niestandardowych kosztów w firmie odpowiada „wszystko Ci wolno do pierwszej kontroli” – no właśnie. Kontrola z Urzędu Skarbowego może w dość prosty sposób „wyrzucić z kosztów” wydatki niezwiązane z naszą działalnością gospodarczą. Co wtedy? Dopłacamy podatek z odsetkami.

Koszty w firmie: niektóre niezbędne i potrzebne, inne jakby mniej

Abstrahując od tego, co może zostać uznane za koszt związany z naszą działalnością gospodarczą tak jak pisałem powyżej, przy dobrej argumentacji katalog kosztów jest bardzo szeroki) warto zastanowić się nad tym, które koszty REALNIE wpływają na rozwój naszego biznesu i które są potrzebne. Innymi słowy warto odpowiedzieć sobie na pytanie: Czy kupiłbym iPhone’a, PlayStation albo nowy samochód do firmy, jeżeli nie miałoby to wpływu na moje podatki? Chodzi mi w tym miejscu o podejście bardziej ekonomiczne niż prawne – np. zakup nowej spawarki w warsztacie jest uzasadniony biznesowo bo potrzebujemy takiej maszyny do pracy. A zakup nowego samochodu? Jeżeli jest potrzebny do pracy i generuje wartość dodaną w firmie to oczywiście jest uzasadniony, ale bardzo często najlepszym uzasadnieniem dla zmiany samochodu jest możliwość „wygenerowania kosztów”, o czym pisałem już wyżej.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: tu koszty nie mają znaczenia

Co musiałoby się stać, aby nie „wrzucać w koszty” wydatków niezwiązanych bezpośrednio z działalnością? To proste. Gdyby podatek który płacimy nie zależał od dochodu, nie byłoby potrzeby zmniejszania dochodu. Skoro „robienie kosztów” nie wpływa na wysokość opłacanych podatków to po co robić koszty, które nie są realnie związane z naszą działalnością?

Czy „wrzucanie w koszty” ma sens gdy rozliczam się ryczałtem?

Prowadząc działalność gospodarczą rozliczaną w ramach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie musisz pilnować „kreowania kosztów” związanych z prowadzeniem Twojej działalności gospodarczej. Dlaczego? To bardzo proste. Jest tak, ponieważ przedmiotem opodatkowania w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie jest dochód tylko osiągnięty przez Ciebie przychód. Innymi słowy, nikogo nie interesuje czy zarabiasz na prowadzonej działalności czy do niej dokładasz. Podatek płacisz dokładnie od tego, ile środków „przyjdzie” do Twojej firmy od klientów w formie zapłaconych faktur czy też wpłat od osób fizycznych udokumentowanych paragonami z kasy fiskalnej.

W związku z tym, że podatek płacisz od przychodu a nie od dochodu, znika odwieczny problem każdego przedsiębiorcy dotyczący tego, jak obniżyć dochód do opodatkowania. Problem ten, mówiąc po ludzku sprowadza się do odpowiedzi na pytanie: „A CO JA MOGĘ WRZUCIĆ SOBIE W KOSZTY?”. Problem „wrzucania sobie w koszty” zakupów różnych potrzebnych i niepotrzebnych rzeczy jest tak stary, jak konstrukcja podatku dochodowego. Co smutne, zabawa w koszty, oprócz dawania przedsiębiorcy dzikiej satysfakcji z odliczania sobie VAT, podatku dochodowego i składki zdrowotnej od zakupionych „na firmę” produktów i usług, nie służy nikomu.

Pamiętaj o tym, że na każdej wojnie najwięcej zarabiają producenci broni. Odwieczny konflikt o to, co może być kosztem uzyskania przychodu w firmie, toczony na różnych polach walki pomiędzy „Skarbówką” a Podatnikami jest świetnym źródłem dochodu dla księgowych, doradców podatkowych i kancelarii prawnych, oferujących przedsiębiorcom narzędzia obrony w postaci wniosków o indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego, albo usług reprezentacji w postępowaniach podatkowych w ramach których „Skarbówka” kwestionuje zasadność poniesienia kosztów i „wyrzuca” określone zakupu z rozliczenia podatnika.

Pamiętaj również, że rozmyślanie nad tym „czy dany wydatek będzie kosztem” albo „jak to zrobić żeby dany wydatek był kosztem” przepala Twój najcenniejszy zasób i skarb, którego powinieneś pilnować – CZAS. Jest to podwójnie niebezpieczne, dlatego, że wkładając czas w dywagacje o tym co może być kosztem uzyskania przychodu albo jak poukładać Twój biznes w sposób pozwalający na odpowiednie jego ukosztowienie, tracisz CZAS który jako przedsiębiorca mógłbyś spożytkować na zarabianie i rozwijanie firmy. To po pierwsze. Po drugie, generowanie kosztów (nie tylko tych sztucznych) szkodzi Twojej firmie ale o tym opowiem kawałek dalej.

Jak ryczałt od przychodów ewidencjonowanych zmienia podejście do myślenia o kosztach?

Prowadząc biznes rozliczany w ramach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych zmieniasz coś więcej niż formę opodatkowania – w istocie zmieniasz paradygmat myślenia określający Twój biznes i jego cel. Działając w otoczeniu tradycyjnych podatków dochodowych jednym z Twoich celów biznesowych może być redukcja podatków, gdyż postrzegasz je jako zbędny koszt prowadzenia Twojego biznesu. W ryczałcie sprawa wygląda inaczej, bo przedmiotem opodatkowania jest PRZYCHÓD i nikogo nie interesuje, ile zarabiasz więc też nie jest istotne to, czy masz jakieś koszty. W tym miejscu, wracamy do podstaw ekonomii klasycznej – w biznesie ważne jest ZARABIANIE a nie GENEROWANIE KOSZTÓW. Za czasów Adama Smitha a nawet troszkę później, w epoce Johna D. Rockefellera nie istniało coś takiego jak „robienie sobie kosztów” bo nie istniał podatek dochodowy. Jeżeli trzeba było wydać na coś pieniądze firmy to dlatego, że było to potrzebne, a sam sposób wydatkowania firmowej kasy był nastawiony na oszczędność i maksymalną skuteczność ekonomiczną wydawania środków – tu wystarczy przypomnieć słynną kroplę cyny którą zaoszczędził Rockefeller lutując puszki na naftę.

Obecnie wielu przedsiębiorców kupuje rzeczy do firmy bo „wrzucą sobie w koszty” a jedynym sensem zakupu nowego telefonu czy konsoli do gier jest wzięcie faktury i odliczenie sobie VATu oraz podatku dochodowego. Dzięki temu biznes stoi na głowie, o czym już pisałem wyżej. Z kolei ryczałt od przychodów ewidencjonowanych daje możliwość powrotu do świata, w którym wydajemy firmową kasę nie po to aby „oszczędzić” na podatkach ale po to, aby dostarczyć do firmy wartości których do tej pory w firmie nie było.

Czy PlayStation może być kosztem w Twojej firmie?

Wracając do dość prowokacyjnego pytania z początku wpisu – czy konsola do gier np. XBOX czy PlayStation może być kosztem w firmie? Tak, jeżeli uzasadnimy związek tego wydatku z prowadzoną przez nas działalnością. Myślę, że dużo lepszym pytaniem jest „po co Ci PlayStation w kosztach” niż ograniczanie się do odpowiedzi na pytanie, czy Racjonalny Ustawodawca pozwala zaliczyć do kosztów konsolę. Właściwie pytanie powinno brzmieć: „Czy PlayStation powinno być kosztem w Twojej firmie?” – oczywiście możesz wrzucić sobie w koszty zakup konsoli do gier, jednak dokonując takiego wydatku zmniejszasz swoje zasoby finansowe i kupujesz coś, co jest Ci potrzebne w głównej mierze po to, aby obniżyć podatek. Jeżeli prowadzisz rentowny biznes to rozwiązaniem problemu „tworzenia kosztów” może być wybór formy opodatkowania, w której podatek nie zależy od poziomu kosztów czyli ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Z tego wpisu warto zapamiętać, że:

• „Wrzucanie sobie wydatków w koszty” może obniżyć nasze podatki (VAT, PIT i składkę zdrowotną) ale…

• koszty mogą zostać zakwestionowane przez Urząd Skarbowy co skończy się dopłatą podatku.

• Poza tym, „robiąc koszty” oszczędzamy 23,9% tracąc jednocześnie pozostałe 76% poniesionego wydatku.

• Rozliczając się ryczałtem nie mamy motywacji to „generowania kosztów” bo i tak nie wpływa to na wysokość opłacanego przez nas zryczałtowanego podatku dochodowego.

• Rozliczając się ryczałtem wydajemy firmowe środki tylko na to, co jest faktycznie potrzebne nie tworząc dodatkowych kosztów tylko po to aby zmniejszyć swoje podatki