Jednym ze „zniechęcaczy” do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej jest niewątpliwie pełna księgowość. Chyba każdy, kto zastanawia się nad zmianą formy prowadzenia działalności gospodarczej z jednoosobowej działalności na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, bierze pod uwagę kwestie związane z inną (trudniejszą, droższą) księgowością, jaka występuje w przypadku spółki kapitałowej. A co gdybym powiedział Tobie, że pełna księgowość w spółce z o. o. to narzędzie, dzięki któremu rozwiniesz biznes i pozyskasz wartościowe informacje o swojej firmie? A co zrobiłbyś wiedząc, że pełna księgowość to nie przykry, administracyjny obowiązek nałożony na przedsiębiorców w celu zniechęcenia ich do wyboru spółki kapitałowej tylko narzędzie, które dobrowolnie wybierali przedsiębiorcy na długo przed wprowadzeniem przepisów o rachunkowości? Dzisiejszy wpis powstał po to, aby rzucić trochę inne światło na zagadnienie księgowości w spółce z o. o. i, być może, zmienić Twój punkt widzenia na to zagadnienie. Zaciekawiłem? Zapraszam do lektury!

Czym jest pełna księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i skąd się wzięła?

Zacznijmy od początku, czyli od tego czym jest pełna rachunkowość. Pełna księgowość (mówiąc precyzyjniej: pełna rachunkowość) ma swoją definicje prawną w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości, Rachunkowość jednostki obejmuje:

1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;

2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych,

ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu

aktywów i pasywów;

4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

5) sporządzanie sprawozdań finansowych;

6) gromadzenie iprzechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej

dokumentacji przewidzianej ustawą;

7) poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie

i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Oprócz pełnej rachunkowości stosowanej przez spółki z o. o. istnieje również księgowość uproszczona, czyli taka jaką znamy z jednoosobowej działalności gospodarczej obejmująca prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. O różnicach pomiędzy pełną rachunkowością a prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów piszę w dalszej części artykułu, jednak już w tym miejscu chciałbym zaznaczyć, że różnice są bardzo istotne.

A skąd wzięła się pełna rachunkowość? Aby odpowiedzieć na to pytanie, musimy cofnąć się o dobre kilkaset lat wstecz, jeszcze do średniowiecza. Historia rachunkowości i podwójnego zapisu to bardzo ciekawa sprawa. Aby zrozumieć o co chodzi, musimy wiedzieć, że pełna rachunkowość bazuje na tzw. zasadzie podwójnego zapisu – oznacza to, że każda transakcja, jaka ma miejsce w spółce angażuje przynajmniej dwa konta księgowe. Na przykład: jeżeli spółka sprzedaje towar za 1 000 złotych to zmniejsza się stan zapasów na magazynie a jednocześnie zwiększa się gotówka w kasie. Jeżeli spółka wypłaca pracownikowi 3 000 złotych wynagrodzenia to zmniejsza się kasa spółki (lub konto bankowe) i jednocześnie zmniejsza się stan rozliczeń z pracownikami – należności pracowników wobec spółki.

Skąd wziął się taki system zapisu w księgach handlowych? Nie można na to pytanie odpowiedzieć ze 100% pewnością, ale podwójny zapis znany był już włoskim kupcom w XVI wieku. A może dużo wcześniej. Piszę o tym, bo podwójny zapis to sposób prowadzenia rachunkowości wprowadzony Z WŁASNEJ WOLI przez przedsiębiorców – nazywanych wtedy zresztą kupcami. Ewidencjonowanie transakcji na dwóch kontach księgi pozwalało na lepsze pilnowanie pieniędzy przedsiębiorstwa i sprawniejszy handel, co było wartością samą w sobie. I jest taką wartością do dzisiaj.

Pełna księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – czym różni się od księgowości znanej z jednoosobowej działalności gospodarczej?

Rachunkowość w spółce z o. o. różni się znacząco od tej, którą znamy z jednoosobowej działalności gospodarczej. Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą w większości przypadków prowadzimy ewidencję przychodów i rozchodów opartą o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (PKPiR) – już z samej nazwy wynika, że księga, którą prowadzimy jest podatkowa, czyli celem jej prowadzenia jest ustalenie wysokości podatku, jaki mamy wpłacić do Urzędu Skarbowego. Idąc dalej – w księdze ewidencjonujemy przychody i rozchody a nie całość operacji gospodarczych danego podmiotu – w PKPIR nie znajdziemy np. informacji o stanach rachunków bankowych przedsiębiorcy oraz o stanie kasy, co jest niezbędnym elementem pełnej rachunkowości prowadzonej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Jak już wiemy, PKPIR to ewidencja podatkowa, potrzebna po to aby ustalić ile dany przedsiębiorca ma zapłacić podatku. A jak wygląda sprawa z pełną rachunkowością spółki z o. o.? W spółce z o. o. rachunkowość obejmuje swoim zakresem całość zdarzeń gospodarczych jakie miały miejsce w danym podmiocie, a nie tylko te, które mają wpływ na wysokość podatku dochodowego. To istotna różnica, gdyż w księgach handlowych spółki z o. o. znajdziemy informacje nie tylko o przychodach i kosztach, ale również o operacjach kasowych i operacjach na rachunkach bankowych. Aby zobrazować różnicę, można użyć prostego przykładu – w jednoosobowej działalności gospodarczej fakt, czy przedsiębiorca ma w kasie 100 000 PLN i czy wpłacił te środki na rachunek bankowy nie ma znaczenia dla prowadzenia dla prowadzenia PKPIR i nie jest odzwierciedlona w zapisach tej księgi. W przypadku spółki z o. o. zarówno stan środków w kasie jak też na rachunku bankowym i wszelkie operacje pomiędzy kasą a rachunkiem bankowym podlegają ewidencjonowaniu w księgach handlowych spółki – najczęściej na kontach 100 (kasa) i 130 (rachunek bankowy).

Pełna rachunkowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – czy to szansa czy zagrożenie?

Pełna księgowość to szansa. Szansa na lepsze zrozumienie strony finansowej Twojego biznesu. Działając w większej skali, możesz mieć problem ze śledzeniem sytuacji finansowej Twojej firmy oraz dynamiki zmian finansów (w szczególności mówimy tutaj o płynności finansowej) związanych chociażby z zakupami towarów, wydatkami czy nieterminowymi płatnościami od klientów. Brak wiedzy o płynności finansowej Twojej firmy może doprowadzić do poważnych kłopotów. Księgowość znana z jednoosobowej działalności gospodarczej nie ma „zaszytej” funkcji śledzenia finansów i płynności. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów pozwala na śledzenie przychodów oraz kosztów związanych z biznesem, jednak nie jest narzędziem do weryfikacji stanu rozliczeń z poszczególnymi kontrahentami, poziomu gotówki w firmie czy stanu zobowiązań firmy. Pełna rachunkowość ma te wszystkie funkcje niejako wbudowane, co bardzo upraszcza prowadzenie biznesu i ocenę jego sytuacji finansowej.

Pełna rachunkowość – czy mam się czego obawiać jako przedsiębiorca?

Nie. Pełna rachunkowość w spółce z o. o. to nie jest powód do lęku czy odrzucenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako formy prowadzenia działalności gospodarczej. Z pełną rachunkowością można żyć. Będzie to troszeczkę trudniejsze niż w przypadku prowadzenia ewidencji jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółki rozliczających się w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (PKPIR), gdyż prowadząc spółkę z o. o. musisz pilnować każdej wypłaty i wpłaty do spółki a nie tylko wystawionych przez spółkę faktur dokumentujących sprzedaż i otrzymanych przez spółkę faktur kosztowych.

Pełna księgowość nie powinna powodować obaw i lęku. Co więcej, rzetelnie prowadzona pełna rachunkowość to ogromne i bezcenne źródło wiedzy o sytuacji ekonomicznej Twojej spółki. Śledząc dane umieszczone w sprawozdaniach finansowych oraz zmiany na kontach księgi głównej i księg pomocniczych możesz w łatwy sposób zaobserwować zmiany sytuacji finansowej Twojej firmy. Widzisz ile kasy nie spłynęło do spółki od kontrahentów. Widzisz ile spółka ma zapłacić dostawcom. Widzisz stany magazynowe i dynamikę zmian zasobów gotówki i materiałów. Co to daje? Możesz lepiej zarządzać biznesem. Zmieniając formę prawną z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę z o. o. i tym samym przechodząc na pełną rachunkowość, dostajesz do rąk narzędzie, które w XVI wieku było wyborem największych przedsiębiorców – wtedy kupców i bankierów. Do dzisiaj duże organizacje nie boją się pełnej rachunkowości bo pełna rachunkowość to pełna wiedza. A w świecie gospodarki opartej na wiedzy, wiedza to zasób z którego można korzystać by zbudować przewagę konkurencyjną Twojej firmy.

Z tego wpisu warto zapamiętać, że:

• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma obowiązek prowadzić księgowość w formie ksiąg handlowych (tzw. pełna księgowość);

• rachunkowość w formie ksiąg handlowych wykorzystujących tzw. podwójny zapis na kontach ma długą historię gdyż jej początki sięgają renesansu i rozwoju handlu we włoskich miastach takich jak Florencja czy Wenecja;

• co ciekawe, renesansowi kupcy i bankierzy korzystali z pełnej księgowości nie dlatego, że ktoś im kazał – wybierali taką formę rachunkowości bo pozwalała na lepsze monitorowanie sytuacji finansowej firmy – czyli mówiąc prościej – ułatwiała sprawdzanie, czy hajs się zgadza;

• rachunkowość w formie księg handlowych pozwala na dokładny i precyzyjny wgląd w finanse spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;

• rachunkowość w formie ksiąg handlowych (tzw. pełna księgowość) może być narzędziem wspierającym rozwój firmy gdyż daje zarządowi i właścicielom lepszy wgląd w sytuację finansową spółki i pozwala na prowadzenie głębszych analiz biznesu prowadzonego przez spółkę;